zaterdag 15 november 2014

woordvoerders doe de extra mile

De VRT-nieuwsdienst organiseerde op 13 november 2014 een eerste netwerkavond voor woordvoerders.
De avond begon met een inleiding van Luc Rademakers, algemeen hoofdredacteur, over de werking van de Nieuwsdienst.


Nadien hadden we de keuze tussen een rondleiding op de Nieuwsdienst of een bevraging van de hoofdredacteurs radio, tv en online.


De woordvoerders konden hun vragen stellen aan Carl Voet, hoofdredacteur actuaprogramma’s televisie, Griet De Craen, hoofdredacteur Radio, verantwoordelijk voor het (gedifferentieerd) radionieuws voor alle netten en aan Emmanuel Rottey, hoofdredacteur Nieuwsgaring, Online en Sociale Media.

Als je goed luisterde, kon je tussen de lijnen heel wat bruikbare tips detecteren. Ook in de gesprekken achteraf met journalisten en woordvoerders in Studio 3 heb ik zeer goede idee├źn gehoord.

Het zijn voor de hand liggende tips voor de ervaren woordvoerders, de echte professionals.
Maar misschien wel bruikbaar voor jonge of beginnende woordvoerders die hun eerste stappen zetten in het vak.

Eerst drie belangrijke algemene vaststellingen:

  1. als woordvoerder moet je altijd voorbereid zijn en bereikbaar zijn; ondanks de evolutie naar proactief, positief nieuws moet je beschikbaar zijn voor een reactie en commentaar bij "de waan van de dag".
  2. een proactieve aanpak en tijdige benadering van de juiste journalisten met een sterk verhaal slaat zeker aan;
  3. er zijn geen gemakkelijke oplossingen voor woordvoerders, het blijft hard werken, continu proberen en steeds weer opnieuw beginnen; een woordvoerder moet vandaag meer dan ooit de extra mile lopen.

1. Maak gebruik van het juiste kanaal: radio, tv, online

Journalisten maken het nieuws.

Je kan je ergeren dat een nieuwsfeit uit een krant over je bedrijf 's morgens wordt opgepikt en gelanceerd via het radionieuws, later op de dag in het tv-nieuws aan bod komt en 's avonds laat met studiogasten wordt besproken in een informatief programma van de nieuwsdienst.

Je kan er als woordvoerder ook je voordeel mee doen.

Heb je een goed contact met de journalist of de programmamaker, dan heb je ruim de kans voor nuance en tegenspraak:

  • Je kan een goed voorbereid standpunt doorbellen en laten opnemen door de radioredactie.
  • Je kan via sociale media een link delen naar de corporate website met de juiste gegevens of cijfers of naar de corporate blog met de visie of het standpunt van de CEO.
  • Je kan voorstellen om een expert of de CEO van je bedrijf naar de studio te sturen om deel te nemen aan het panelgesprek of voor een interview door een journalist van de nieuwsdienst; uiteraard moet de gesprekspartner van de journalist geloofwaardig zijn en passen in het format van het programma.
  • Je kan zelf als woordvoerder mee het publieke debat voeren als je in de loop der jaren uitgegroeid bent tot 'corporate storyteller' of de expert in een bepaald domein (zie Jan Denys, expert arbeidsmarkt @DenysJan ).

2. Ken het programma en de programmamaker of de journalist

Als woordvoerder heb je soms een reactie als "die journalist kent het thema niet" of "die journalist kent mijn bedrijf niet en weet niet waarmee we bezig zijn".

Stel je eens in de plaats van de journalist. Ken je het programma, het format, het medium waarvoor hij werkt?

Weet je hoe de journalist tegenover je bedrijf of je thema staat: negatief - neutraal - positief?

Hoe denken de kijkers, luisteraars, lezers van het programma of het medium?

Weet je welke journalisten jouw sector volgen? Weet je welke journalisten met jouw thema bezig zijn?

Doe je huiswerk!

Alleen al de VRT heeft  naast Het Journaal 13 nieuwsprogramma's op tv: Koppen, Koppen XL, Panorama, Villa Politica, Login, Volt, De Zevende Dag, De Vrije Markt, Vranckx, Villa Politica Europa, Terzake, Reyers Laat, Karrewiet.

Ken je alle programma' s? Ken je de hoofdredacteur en de journalisten? Welk programma is het meest geschikt om je verhaal te pitchen? Met wie ga je samenwerken?

Het is duidelijk dat een mail naar het algemene e-mailadres van de nieuwsdienst of een brede mailing naar zoveel mogelijk e-mailadressen van journalisten of programmamakers contraproductief werkt.


3. Maak een draaiboek en een contentplan

Maak een draaiboek en een contentplan voor het komende half jaar.
Focus op de belangrijkste topics, de sterkste verhalen met nieuwswaarde.

Neem contact op met het mediabedrijf en vraag om een werkoverleg. Plan dit werkoverleg tijdig in en bereid dit goed voor.

Als je op een halve dag verschillende programmamakers en journalisten kan spreken, je plannen kan toelichten, peilen naar hun interesse en direct feedback krijgt, dan kan je communicatie-acties voorbereiden, een timing voorop stellen en op het gepaste moment de juiste mensen bij het mediabedrijf de informatie in het afgesproken format bezorgen.

Ben je je bewust van de mogelijke impact, de nieuwswaarde, de mogelijke bredere interesse voor je topics?

Is het topic nu (nog) relevant voor de kijkers, de luisteraars, de lezers?


4. Zorg voor eigen beeldmateriaal

Heb je er al aan gedacht om een professioneel videobedrijf beelden te laten maken over je bedrijf, je activiteiten en je projecten? Als die beelden in het juiste format en met de correcte metadata worden aangeleverd "vrij van rechten", kunnen ze gebruikt worden in nieuwsuitzendingen.

Voor een tv-zender is het niet altijd mogelijk om een cameraploeg ter plaatse te sturen. De juiste beelden bij een kort onderwerp in het TV-nieuws (een "doorlezer") zijn dan heel dankbaar materiaal voor de journalist, die die beelden samen met een regie-assistent uit de beeldenbank haalt.

Op die manier vermijd je ook ergernissen over steeds het zelfde beeld van je bedrijf of je CEO als je bedrijf aan bod komt in een nieuwsuitzending.


5. Vergeet sociale media niet!

De meeste journalisten zijn vandaag actief op sociale media, vooral Twitter. Daarbij volstaat het niet gewoon journalisten te volgen.

Ga op zoek naar die journalisten die je bedrijf, je sector, je thema' s coveren. Probeer een dialoog aan te gaan als de juiste gelegenheid zich voordoet.

Maak zelf ook goede tweets! Vaak worden sterke tweets opgepikt door de online redacties en kan dit de start zijn van een communicatie via andere kanalen.

Zorg er dus voor dat andere journalisten je vlot kunnen contacteren en volg kort op. Het gaat snel via sociale media en een mogelijke conversatiestarter kan zo weer verdwenen zijn.

Heb je zelf nog goede tips? Deel ze met ons via de commentaren onder deze blogpost of contacteer me via Twitter @pauldeligne of @woordvoerderVLM

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!