vrijdag 5 september 2014

contacten met de pers

Elke moderne overheid organiseert haar contacten met de media op een professionele manier.

In vrijwel alle overheden (lokaal, provinciaal, gewestelijk, federaal) en in vrijwel alle overheidsorganisaties zijn daarom perswoordvoerders aangesteld. Zij bouwen, in overleg met hun management en waar nodig in samenspraak met de bevoegde politiek verantwoordelijke, een actief en reactief persbeleid uit.

Krijg je als personeelslid van een overheidsorganisatie vragen van journalisten, dan schakel je best de perswoordvoerder van je organisatie in.

Beschikt jouw organisatie niet over een woordvoerder, verwittig dan zeker je leidinggevende als een journalist contact opneemt.

In bepaalde gevallen kan je als ambtenaar ook gebruikmaken van je spreekrecht.


Wat doe je als je een vraag krijgt van een journalist?

Allereerst vraag je je af of de journalist informatie of een standpunt van je organisatie wil, of jouw persoonlijke mening.

Als een journalist je een vraag stelt, mag je er doorgaans van uitgaan dat hij niet in de eerste plaats uit is op je persoonlijke mening. Hij wil gewoon weten hoe het met een bepaald dossier staat of hoe de bevoegde overheid tegen een bepaald probleem aankijkt.

Twijfel je toch over zijn bedoeling, vraag hem er dan naar. Als de journalist niet naar je eigen mening vraagt, of als je zelf niet op zo’n vraag wilt ingaan, schakel dan de bevoegde perswoordvoerder in.

Voor informatie of een standpunt van je organisatie schakel je altijd de perswoordvoerder in.

Hoe ga je daarbij te werk?

Stap 1: Noteer de belangrijkste gegevens: de naam en het telefoonnummer van de journalist, het medium (de krant, het tijdschrift, de nieuwssite of de omroep) waarvoor hij werkt, de vraag van de journalist, en hoe dringend de journalist een antwoord nodig heeft. Wat is zijn deadline?

Stap 2: Zeg de journalist dat je de perswoordvoerder contacteert omdat die de vraag het best kan beantwoorden, en dat die zo gauw mogelijk met hem contact zal opnemen.

Stap 3: De naam van de perswoordvoerder van je organisatie en zijn coördinaten kan je meestal vinden op de website, het intranet of een intern document.

Stap 4: Als je de naam van de perswoordvoerder niet kunt terugvinden, of als je hem of zijn vervanger niet kunt bereiken, schakel dan je leidinggevende in.

Stap 5: Als je zelf over informatie beschikt die van nut kan zijn om de vraag van de journalist te beantwoorden, bezorg die dan meteen aan de perswoordvoerder. Als de perswoordvoerder je om aanvullende informatie vraagt, geef dan absolute voorrang aan die vraag.

Maak gebruik van je spreekrecht om je persoonlijke mening weer te geven.

Als een journalist je om je persoonlijke mening vraagt, staat het je normaal gezien vrij om daarop in te gaan of niet.

Controleer vooraf of je als ambtenaar spreekrecht hebt en hoe dit geregeld is in je organisatie.

Zo hebben personeelsleden die onder het Vlaams Personeelsstatuut vallen in elk geval spreekrecht (zie deel II, hoofdstuk 1 – deontologische rechten en plichten).

De principes rond spreekrecht zijn uitgewerkt in het Vlaams Personeelsstatuut en in de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie.

Het basisprincipe van het spreekrecht bestaat erin dat iemand vrij zijn mening kan uiten over feiten die hij kent door zijn job. Wie gebruikmaakt van zijn spreekrecht, moet dan wel duidelijk aangeven dat hij zijn eigen mening geeft en niet spreekt namens zijn organisatie.

Bovendien ben je ook steeds verplicht tot loyaliteit en heb je de plicht om vertrouwelijke informatie geheim te houden voor al wie niet bevoegd is om er kennis van te nemen. Wat precies bedoeld wordt met loyaliteit en vertrouwelijke informatie kan je nalezen in de deontologische code.

crisiscommunicatie en reputatiemanagement

Loyaliteit is extra belangrijk op crisismomenten of in situaties waarin dringend aan reputatiemanagement moet worden gedaan. Op dergelijke momenten moet je je spreekrecht doordacht afwegen tegen het belang van de organisatie waarvoor je werkt.

Als je in de media een bericht opmerkt dat volgens jou om een reactie van je organisatie vraagt, reageer dan niet zelf. Signaleer het bericht aan de perswoordvoerder van je organisatie.

Reageer je toch zelf, zeg dan duidelijk dat je in eigen naam spreekt.

Dezelfde principes gelden uiteraard ook als je gebruikmaakt van sociale media.

Als je meer informatie wilt hoe als ambtenaar op een goede manier om te gaan met sociale media kan je de handreiking sociale media raadplegen. Die handreiking gaat samen met een visie op sociale media bij de Vlaamse overheid.


conclusie voor contacten met de pers

Wie in eigen naam spreekt, heeft spreekrecht, weliswaar met de verplichting tot loyaliteit en tot het geheim houden van vertrouwelijke informatie; een perswoordvoerder spreekt in naam van zijn organisatie.


Meer informatie: Omzendbrief VR 2010/32 van 21 mei 2010 over contacten met de pers


Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!