woensdag 3 oktober 2012

e-mail etiquette: 17 handige tips voor professioneel e-mailgebruik

E-mail is veruit de grootste tijdsverstoorder op het werk. Als je 's morgens direct je 'Postvak IN' opent en begint met het beantwoorden van e-mails riskeer je de ganse dag in de e-mailzone te blijven hangen.

Je komt niet toe aan je eigen projecten en je hoofdtaken. Reactief de 'dringende' problemen van anderen oplossen is tijdrovend en frusterend.

Beperk dus je e-mail gebruik. Denk ook vooraf goed na of het niet zinvoller is even te bellen of bij een collega langs te lopen in plaats van een e-mail te sturen.

Steeds meer mensen maken gebruik van sociale media. Een Direct Message op Twitter, een vraag of een korte reactie in een LinkedIn groep, een link op een blog of een reactie op een Facebookpagina kan veel e-mails voorkomen.

Bovendien zijn die media laagdrempelig, gemakkelijk in gebruik en vallen formele beleefdheidsregels weg.

Dat neemt niet weg dat e-mail een praktisch en handig communicatiemiddel is en blijft, zeker in een professionele context met collega's, tussen medewerkers en leidinggevenden, in communicatie met klanten en leveranciers.

Volgende tips kunnen je helpen om e-mail zo efficiënt en effectief mogelijk te gebruiken bij je werk.


1. Lees dagelijks je e-mail, op je PC, je laptop, je smartphone of je tabletcomputer.
Stuur binnen een gepaste termijn een antwoord als daar om gevraagd wordt. Als je niet tijdig een gepast antwoord op het bericht kan versturen (bijv. eerst informatie opzoeken, een nota of een instructie schrijven, een projectfiche maken, een tabel maken, een klacht behandelen,…) stuur dan een ontvangstmelding en geef een termijn op waarop je correspondent het antwoord mag verwachten.

2. Beschouw e-mail als een vorm van post.
Je bent niet de ganse dag bezig met het behandelen van papieren post; beperk dus ook je e-mailgebruik. Laat je mailprogramma niet de ganse dag open staan.

Ben je een e-mailfanaat bekijk dan maximum 3 keer per dag je Postvak IN, bijv. voor je je dagtaak begint, vlak voor de middagpauze en een kwartier voor je naar huis vertrekt. Zo blijf je op de hoogte, mis je geen “belangrijke” mails en blijf je niet de ganse dag in de e-mailzone hangen.

E-mail behandelen is reactief werken. Concentreer je op je beste momenten van de dag op je hoofdtaken en je eigen projecten.

3. Gebruik e-mail uitsluitend voor berichten die niet tijdsgevoelig zijn.
Gebruik e-mail alleen wanneer een antwoord binnen 24 uur niet vereist is.

Gebruik nooit de optie urgent (het uitroepteken!).

Bij complexe vragen en opdrachten of bij hoogdringendheid verdient een face-to-face gesprek of een telefonisch gesprek de voorkeur.

4. Beperk e-mail tot maximaal 150 woorden.
Heb je meer informatie te delen, leg dan een link in je bericht naar een document op een netwerkschijf, een teamsite, een website of het Document Management System (DMS).

E-mail dient uitsluitend om informatie met elkaar te delen.

Gebruik nooit e-mail voor één op één gesprekken, discussies, meningsverschillen of emotioneel geladen boodschappen.

5. Gebruik de agenda en vergaderverzoeken om vergaderingen en werkoverleg in te plannen.
Zijn er ook externen bij betrokken dan kan je een doodle sturen om een geschikte datum te prikken.

Met externe teamsites wordt het mogelijk om ook externen op je vergaderingen uit te nodigen en documenten met mekaar te delen zonder het gebruik van e-mail.

6. Respecteer de privacy van de afzender.
Behandel confidentiële mails voorzichtig en vertrouwelijk. Stuur persoonlijk geladen boodschappen nooit door.

7. Controleer je bericht vooraleer op verzenden te klikken.
Kijk alvorens je een e-mail verstuurt zorgvuldig na of je het juiste e-mailadres hebt gebruikt. Schrijf eerst je bericht; vul pas daarna de onderwerp-regel en de bestemmeling(en) in. Zo vermijd je dat een onafgewerkt bericht al verstuurd wordt of bij de verkeerde bestemmeling terecht komt.

8. Denk goed na voor wie je bericht bestemd is.
Stuur de e-mail enkel naar de personen die het bericht nodig hebben. Zet enkel een persoon in “Aan” van wie je een actie of antwoord verwacht.

Personen in cc: krijgen het bericht ter info. Beperk het aantal personen in cc:. Het vermelden van leidinggevenden in cc: ontslaat je niet van je taak of je verantwoordelijkheden.

9. Het gebruik van Bcc en 'reply to all' is verboden, tenzij na expliciete toelating.
Zo kunnen persberichten verstuurd worden naar 1 contactpersoon, met de e-mailadressen van journalisten in Bcc.

De interne nieuwsbrief kan via een beveiligde distributielijst naar alle personeelsleden gestuurd worden; stuur zelf nooit een 'reply to all' hierop.

Voor marketingdoeleinden bestaan er uiteraard voldoende professionele tools.

10. Forward berichten niet nodeloos.
Forward nooit confidentiële informatie. Forward nooit vertrouwelijke (interne) berichten van collega’ s naar externen.

11. Vermijd e-mails met 1 woord of 1 zin.
Stuur geen bedankmail achteraf (in reply) op een bericht. Bedank zelf vooraf in je eigen bericht de bestemmeling voor de actie die hij gaat uitvoeren of de informatie die hij zal verstrekken.

Reacties met enkel een smiley of "Leuk!" zijn overbodig.

12. Definieer een taak in plaats van een e-mail te schrijven
De meeste mailprogramma' s laten toe een taak te definiëren en toe te wijzen aan een medewerker. Je kan ook een gewenste timing instellen en de taak opvolgen.

13. Hecht bijzonder belang aan de onderwerp-regel van je e-mail
Geef in je onderwerpregel kort en krachtig weer waarover het bericht handelt. De bestemmeling moet bij een inkomende mail direct zien wat verwacht wordt en waarover het gaat.

Soms volstaat het in je reactie op een bericht de woorden - EOM (End of Message) te typen. Zo weet de bestemmeling direct dat het bericht zelf niet meer moet gelezen worden. Voorbeeld: "Ik bevestig afspraak 01.10.2012, 14.00 uur, jouw bureau - EOM"

14. Behandel slechts 1 onderwerp per bericht.
Zo vermijd je dat vragen onbeantwoord blijven of dat je te veel mensen in "Aan" moet zetten. Vaak ontspinnen zich discussies, worden mails nodeloos geforward of krijg je geen antwoord.

15. Verstuur geen mails naar grote groepen van personen.
Verstuur geen mails met te zware bijlagen. Daarvoor bestaan oplossingen als dataruil, teamsites of “We Transfer” (voor klanten/leveranciers).

16. Gebruik je werk e-mailadres uitsluitend voor professionele doeleinden.
Maak een privé e-mailadres aan (bijv. Gmail van Google) voor correspondentie met familie, vrienden, privé-zaken of je persoonlijk gebruik van sociale media.

17. Ga ethisch om met e-mail.
Kettingmails doorsturen is verboden, evenals waarschuwingen voor computervirussen.

Het doorsturen van expliciet beeldmateriaal, grappige filmpjes of hilarische moppen is verboden.

Voor junkmail en spam gebruik je de deletetoets.


3 opmerkingen:

  1. Hallo, om verder te gaan op punt 6: is het alleen ongepast of ook wettelijk strafbaar?

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Hallo, om verder te gaan op punt 6: is het alleen ongepast of ook wettelijk strafbaar?

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Bedankt voor deze tips. 4 jaar oud, maar nog steeds relevant

    BeantwoordenVerwijderen

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!