dinsdag 31 mei 2011

E-tendering verplicht bij de Vlaamse overheid vanaf 1 januari 2012

Vanaf 1 januari 2012 is e-tendering verplicht binnen de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen. Dat betekent dat de indiening van kandidaatstellingen en offertes bij overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid enkel nog digitaal kunnen verlopen via het online platform e-tendering. De Vlaamse Regering nam die beslissing op 20 mei 2011.

e-procurement: digitalisering van het aankoopproces bij de overheid

De Vlaamse overheid hecht veel belang aan e-procurement. E-procurement staat voor het elektronisch afhandelen van het aankoopproces. Op 18 juli 2008 keurde de Vlaamse Regering de invoering van e-procurement goed. Dat gaat over meer dan alleen de elektronische behandeling van overheidsopdrachten. Het gaat over het inzetten van digitalisering om het hele aankoopproces van de overheid te verbeteren. E-tendering is hier een onderdeel van.

De belangrijkste modules uit het Vlaamse e-procurementprogramma zijn

• Het elektronisch publiceren van overheidsopdrachten

Bestekken moeten via elektronische weg gepubliceerd worden en toegankelijk zijn voor bedrijven.
• Het elektronisch indienen van offertes (e-tendering)

Bedrijven moeten offertes via elektronische weg kunnen indienen.

• Het contractmanagementsysteem

Via het contractmanagementsysteem worden alle overheidsopdrachten geregistreerd, opgevolgd en beheerd. Dat wordt dan ook de authentieke bron.

E-procurement is van toepassing op een heel omvangrijke doelgroep, namelijk op iedereen die onderhevig is aan de wet op de overheidsopdrachten. Naast de entiteiten van de Vlaamse overheid behoren ook de lokale besturen, de onderwijsinstellingen, de welzijns- en culturele organisaties tot die doelgroep.

De uitbouw van dit platform past binnen het Europese actieplan om tegen 2010 alle berichten, teksten en documenten verbonden aan een overheidsopdracht elektronisch beschikbaar te stellen en de helft van de ingediende offertes via digitale weg te ontvangen.

E-Notification, enige officieel publicatieplatform in België


De aankondiging van overheidsopdrachten boven de publicatiedrempel is verplicht. Aankondigingen werden vroeger officieel bekend gemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA). Sinds 1 januari 2011 is e-Notification het enige officieel publicatieplatform in België. E-Notification is het platform voor het elektronisch publiceren van overheidsopdrachten. Het BDA werd volledig geïntegreerd in e-Notification.
Je vindt het officieel nationaal publicatieplatform enkel terug op de website public procurement.

Online platform e-tendering: elektronisch indienen van offertes

Op 4 juni 2010 kwam er een omzendbrief voor het gebruik van e-tendering. De Vlaamse Regering beveelt de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen aan om de indiening van kandidaatstellingen en offertes bij overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid in de toekomst enkel nog digitaal te laten verlopen via het online platform e-tendering.

Het gebruik van e-tendering binnen de Vlaamse overheid wordt verplicht vanaf 1 januari 2012. Het Departement Bestuurszaken onderneemt de nodige initiatieven ter ondersteuning van het project. Zo blijven bijvoorbeeld opleidingen en trainingen beschikbaar en komen er follow-upsessies. Alle informatie voor bedrijven over overheidsopdrachten is te vinden op Kanoo, het Kanaal voor online overheidsopdrachten in Vlaanderen.

maandag 30 mei 2011

Mijn merk, mijn vriend - masterproef Jan De Wulf

Met zijn scriptie "De invloed van motivaties op het toevoegen van merken als vriend" door Vlaamse jongeren tussen 12 en 25 jaar op Netlog behaalde Jan De Wulf in 2010 zijn masterproef handelswetenschappen aan de Hogeschool Gent.

Voor zijn onderzoek kwam hij in contact met Leen Segers van Netlog en werden hem twee onderzoeksvragen gesteld: Waarom slaat Netlog als sociale netwerksite niet aan op de Waalse markt? Op welke manier kan Netlog haar brandpages beter afstemmen op de behoeften van de leden? Hij heeft deze twee vragen aangegrepen om onderzoek te doen naar het gedrag van sociale netwerkleden ten aanzien van brandpages.

brandpages op sociale netwerksites

Brandpages op sociale netwerksites kennen een groeiend succes. Volgens De Wulf zijn marketeers enthousiast over op maat gemaakte profielen omdat zij 'minisites' kunnen creëren waarop leden van de community video' s, foto' s en andere content kunnen opladen. "Omdat gebruikers via vriendschapsverzoeken de ambassadeurs van de merken worden, werd bij de lancering van brandpages door Netlog in 2008 voorspeld dat brandpages op sociale netwerken een explosieve groei zouden doormaken," zegt De Wulf. Volgens hem werd die groei in 2010 bevestigd.

algemene conclusie van de studie

Vlaamse jongeren tussen 12 en 25 jaar voegen vooral merken als vriend toe vanuit de motivatie "tevredenheid" (tevreden met de producten of diensten van het merk), "amusement" (het is fun en entertainment), "verveling" (ik had niets beters te doen) en vanuit de motivatie "profilering" (het merk toont wie ik ben).
Ze doen dit vooral niet vanuit de motivatie "samenhorigheid", "nieuwe ideeën" (merken toevoegen als vriend om het merk nieuwe ideeën te kunnen toezenden) en "economische voordelen" (merken toevoegen om nadien prijskortingen, coupons of tickets te krijgen).

Jan De Wulf geeft in zijn conclusie ook nog de nodige aanbevelingen naar het management mee, plaats de nodige kanttekeningen  bij de resultaten en de conclusies van zijn onderzoek en doet aanbevelingen voor verder onderzoek.

Lees de synopsis van de scriptie van Jan De Wulf in de Vlaamse Scriptiebank.

gratis seminars voor ambtenaren: de valkuilen voor organisatoren én ambtenaren

Op vrijdag 27 mei 2011 organiseerde Strategic Seminars een studiedag onder de noemer "Innovatie, de brug naar 2020, ook voor de overheid"? Met een op het eerste zicht interessant programma, de oproep "gratis voor ambtenaren" en partners als Adobe, agora, Capgemini, Microsoft en syntigo een niet te missen evenement voor "innovatieve" ambtenaren en succes gegarandeerd. En toch liep het mis...


De "hipste ambtenaar van de eenentwintigste eeuw", Sara Jane Deputter brengt op haar blog Sarajane85 verslag uit over een forse ingreep van de organisatoren na een reeks minder flatterende live tweets van deelnemers tijdens het namiddagprogramma. Was dit nu een voorbeeld van de mogelijke impact van sociale media in de praktijk tijdens een studiedag over sociale media en de overheid? Wel sneu en weinig respectvol voor de sprekers in kwestie. Was die drastische ingreep wel nodig? Nochtans is die vorm van directe democratie in het leslokaal niet veraf. Hoe gaat een prof om met twitterende studenten in de aula die vragen hebben bij bepaalde uitspraken of meer uitleg wensen bij schema' s of visies? Zie ook het artikel: Studenten willen Facebook en Twitter in de aula.


Nieuwe trend in “conferenties voor ambtenaren”


De afgelopen twee jaar merken we een nieuwe trend bij de overheid in klantenwerving of klantenbinding door bedrijven, vooral in de sectoren ICT, marketing en communicatie. Er wordt een seminar of conferentie georganiseerd met een interessant programma en “best practices”, vaak gebracht door ambtenaren zelf; meestal gratis, op een mooie locatie en catering inbegrepen. Die sterke verhalen of getuigenissen, gebracht door managers of experten uit de publieke sector ("advocates") wijzen op een nieuwe trend. Voor je merk of reputatie is het altijd sterk en overtuigend als een klant deze getuigenis brengt. Op het eerste zicht niets dan voordelen: voor de spreker (persoonlijke reputatie en erkenning), voor het bedrijf of het merk (beter dan betaalde reclame!) en voor de deelnemers (praktijkverhalen en best practices, die misschien toepasbaar zijn binnen de eigen organisatie).


De valkuilen ..... voor de organisatoren


Dergelijk evenement op poten zetten houdt risico' s in. Is het programma interessant genoeg voor de geviseerde doelgroep? Zijn er voldoende inschrijvingen (van de "juiste" profielen)? Hoe evalueren de deelnemers achteraf het evenement? Zijn de partners tevreden over de manier van samenwerken en over de verwachte resultaten: output, klantencontacten? Wat met het imago en de reputatie van het bedrijf?


..... voor de sprekers


Vuistregel voor elke goede spreker: ken je publiek. Je wordt door organisatoren of je bedrijf gevraagd omwille van je visie of technische expertise. Je verhaal heb je als spreker vaak genoeg geoefend en heb je in de vingers. Maar elk publiek is anders. Het is noodzakelijk vooraf de inschrijvingslijst grondig te screenen (CEO’ s? informatici? marketing- en communicatiemanagers? experten sociale media? gemengd publiek?) en proberen in te schatten wat de voorkennis is van de toehoorders, welke mensen naar je komen luisteren. Sprekers besteden doorgaans de meeste tijd aan de voorbereiding en de uitwerking van hun presentatie of demo, maar ze vergeten het publiek. Ken je publiek, weet voor wie je spreekt en achterhaal wat ze verwachten: een visie, een technische demo, een plan van aanpak, … Vaak is de titel van de presentatie te ambitieus of de vlag dekt de lading niet.




.... voor de "ambtenaren"




'Dé ambtenaar' bestaat niet meer. In departementen, agentschappen en diensten werken vaak hoogopgeleide medewerkers in leidinggevende, experten- of managementfuncties. Die medewerkers scholen zich permanent bij, verkennen de markt en de dienstverlening van bedrijven, zijn vaak actief op sociale media. Uiteindelijk zijn zij gebonden aan de reglementering op de overheidsopdrachten en aanbestedingsprocedures. Voor hen is het ook een evenwichtsoefening om te netwerken, op de hoogte te blijven van nieuwe trends en evoluties, zonder de eigen integriteit in gevaar te brengen.
Als overheidsmedewerkers zijn we ons er van bewust dat het hier gaat om commerciële initiatieven van bedrijven die een duurzame relatie met (potentiële) overheidsklanten willen opbouwen. Vanuit hun marketingstandpunt bekeken een goede zet, maar als deelnemende werknemer uit de publieke sector moet je je verwachtingen niet te hoog stellen. Dergelijke bijeenkomsten zijn vooral bedoeld als netwerkmoment, om contacten met bestaande klanten te onderhouden of om nieuwe klanten te benaderen in de weken na de conferentie. Maak dus steeds een afweging of je als uitgenodigde spreker meewerkt of als geïnteresseerde ambtenaar deelneemt aan dergelijke "gratis" seminars of conferenties. Voor niets gaat de zon op!

woensdag 25 mei 2011

principes van conversity toepasbaar bij de overheid?

Op 24 mei hield openoverheid.nu haar derde ‘Open koffie’. Openoverheid.nu is het platform van de Vlaamse Overheid voor kennisuitwisseling en netwerking rond nieuwe manieren van communiceren met de burger via sociale media.


Door Steven Van Caeneghem - webredacteur Vlaamse Landmaatschappij


Clo Willaerts, social media experte en auteur van het boek ‘Het Conversity Model, Winst maken met social media’ kwam er het conversity model toelichten. Het model is opgebouwd rond vier clusters: Observation, conversation, conversion en innovation.

Observation

Meer en meer mensen, bedrijven en organisaties ‘zijn aanwezig’ op sociale media. Willen we onze klanten, partners en stakeholders bereiken en er mee in interactie gaan, moeten we bij wijze van spreken vissen op de plaatsen waar de voor ons interessante vissen zitten. We moeten dus gaan onderzoeken met welke kanalen we bereik hebben. Zitten onze partners en belanghebbenden niet op Twitter, dan kunnen we op Twitter niet veel gaan zoeken.

Conversation

Onderbouw je aanwezigheid op de sociale media. Start de dialoog met klanten en stakeholders. Hoe hou je je belanghebbenden geïnteresseerd?

Conversion

Zorg dat je de sociale media echt integreert in je management. Leg een link tussen je strategie en doelstellingen en de sociale media die je gebruikt.

Innovation

Sociale media implementeren betekent implementeren in de ganse bedrijfscultuur en –structuur.


Uitgebreider verslag van de derde open koffie en commentaren op openoverheid.nu
Meer lezen over het conversity model: conversityblog.

Clo Willaerts over conversity op derde Open Koffie Open Overheid Nu

Door Rebekka Veeckman, webredactrice bij Vlaamse Landmaatschappij


Clo Willaerts @bnox bracht recent het boek 'Het Conversity Model. Winst maken met social media' uit. Openoverheid.nu nodigde haar uit voor een toespraak op de derde editie van Open koffie.


Het conversity model bestaat uit vier luiken: observatie (sociale media screenen), conversatie (de dialoog aangaan met je klanten), conversie (bepalen wat de meerwaarde is voor je bedrijf) en innovatie (de invloed op de bedrijfsvoering, bijv. op het HRM-management of productontwikkeling).

Het concept is logisch: via sociale media uitzoeken waar je doelgroep nood aan heeft en daar handig op inspelen. De brug van theorie naar praktijk is echter niet altijd evident. “De partijen moeten nog veel leren om de dialoog aan te gaan. We zijn zover nog niet”, stelt Clo. Zo is het niet mogelijk om alle conversaties te screenen én om kant-en-klare oplossingen te bieden voor alle kwesties. Zelfs niet als je een conversation manager in dienst hebt.

Door het succes van sociale media is massacommunicatie communicatie van de massa geworden. Een blog over een gemeente door inwoners, een fanpagina op Facebook over een overheidsinstelling. Fantastisch, toch?! Of kom je liever je kantoor uit om te weten wat er leeft?

maandag 23 mei 2011

Mag de werkgever de toegang tot sociale netwerksites verbieden?

Sociale netwerken in elke stadium van de arbeidsovereenkomst

In Gazet van Antwerpen van zaterdag 21 mei 2011 gaat advocaat Filip Tilleman in de rubriek "het woord aan de expert" dieper in op meerdere aspecten van sociale netwerksites in de relatie tussen werkgever en werknemer: ook de baas zit op Facebook en LinkedIn.

Hij bekijkt vanuit juridisch standpunt de rol die Facebook, Twitter en LinkedIn kunnen spelen bij het screenen van sollicitanten, tijdens de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of het einde ervan.

Toegang tot sociale netwerksites technisch blokkeren?

Het valt niet uit te sluiten dat werknemers tijdens het werk surfen op internet en daarbij ook sociale netwerksites bezoeken. Meer en meer bedrijven stellen in navolging van een internetpolicy en een e-mailpolicy ook een social media policy op.
Tilleman zegt dat de controle op de naleving van een dergelijk beleid vaak botst met de principes inzake privacy van de werknemer. Volgens Tilleman is het effectiever om de toegang tot sociale netwerksites technisch te blokkeren, wat controle overbodig maakt en perfect legaal is.

Social media policy en opleiding van medewerkers

Zo maar de toegang tot sociale netwerksites blokkeren voor de eigen medewerkers is natuurlijk redelijk drastisch. Het getuigt ook van weinig vertrouwen tussen leidinggevenden en werknemers en zegt ook iets over de bedrijfscultuur en de sfeer binnen het bedrijf. Nochtans zijn er heel wat goede voorbeelden te vinden van topbedrijven met een helder beleid voor het gebruik van sociale media en een beperkt aantal regels. Onderzoek toont aan dat een social media policy werkt als de werknemers betrokken worden, de nodige opleiding en begeleiding krijgen en hierover open gecommuniceerd wordt binnen het bedrijf.

Bedreigingen van sociale media voor corporate communicatie

In een eerder artikel over de gevaren van sociale media voor de reputatie van het bedrijf haalde ik al aan dat controle uit den boze is. Als moderne onderneming niet meedoen met sociale media is onhoudbaar.

Daarom is het noodzakelijk het gebruik van sociale media in te passen in de bedrijfsstrategie:

  • Ontwikkel een beleid voor het gebruik van sociale media (zie het uitstekende voorbeeld van Steven De Smet - hoofdcommissaris van politie: een sociale media-strategie voor de politie)
  • Maak een langetermijnplanning, gekoppeld aan de bedrijfsdoelstellingen
  • Zorg voor opleiding en begeleiding van de medewerkers
  • Zorg voor voldoende budget
  • Ontwikkel richtlijnen voor de medewerkers, "social media guidelines" (zie de Richtlijnen bij het gebruik van sociale media op het portaal van het federale personeel - Fed Web).
Hoe gaat het er bij jou in het bedrijf of de organisatie aan toe? Beschikt je bedrijf over richtlijnen en krijg je de nodige begeleiding? Of heb je geen toegang tot sociale netwerksites op het werk?

woensdag 4 mei 2011

Doen bloggers iets met een persbericht?

Doen bloggers iets met een persbericht? Ik stelde me die vraag na het lezen van een artikel '6 alternatives to sending a press release' op PR Daily.

Een blogger wil vooral zelf schrijven

Als blogger krijg je ideeën en wil je over een bepaald thema of gebeurtenis je mening kwijt. Je geeft je zienswijze of je vertelt je verhaal vanuit je standpunt of ervaring.  Een PR-bureau leverde me een persbericht aan met de suggestie hierover een artikel te schrijven. Het persbericht zag er prima uit, maar het onderwerp sprak me totaal niet aan. Ik heb er dan ook niets over geschreven.
Vandaag werken veel journalisten als free lancer, zijn aanwezig op Twiter, hebben vaak ook een blog. Hoe benader je die journalisten? Ik vrees dat het  niet volstaat die journalisten enkel je persbericht te sturen. Je zal als PR-verantwoordelijke of woordvoerder een persoonlijke connectie met elke journalist moeten opbouwen en met hem of haar in dialoog gaan via die kanalen en platformen die zij gebruikt. Eens te meer investeren in een eerlijk, open en duurzaam contact.

Een klassiek persbericht versturen, werkt dat nog?

Als communicatieverantwoordelijke heb ik vaak zelf persberichten verstuurd; ik ben de tel kwijt geraakt. Je perst je boodschap in een format (met bedrijfslogo en contactgegevens!), je maakt een e-mail en stuurt het persbericht  als bijlage met een druk op de knop naar je distributielijst van journalisten. Persbericht verstuurd, opdracht volbracht. Je hebt heel veel zorg gestopt in de creatie van je distributielijst en je werkt ze ook regelmatig bij.  Je stelt vast dat een aantal media (vooral vakpers) een vermelding maken of (een deel van) de boodschap overnemen, maar het is niet langer een succesverhaal.

De sluiswachter bij Belga

Ik heb ooit een training voor persverantwoordelijken gevolgd bij het nieuwsagentschap Belga. Het meest interessante gedeelte van de dag was de rondleiding ' s avonds in de redactielokalen en een toelichting door hoofdredacteur Stéphane Godfroid. Hij vertelde over zijn functie bij Belga en hoe hij feitelijk als sluiswachter fungeerde door dagelijks tussen 300 à 500 e-mailberichten te beoordelen en te beslissen om het bericht naar een redacteur te sturen of niet. Verhelderend hoe hij omging met de door ijverige persverantwoordelijken aangeleverde persberichten:
  • de onderwerpregel van het e-mailbericht bepaalt of het bericht wordt geopend om te screenen; indien niet relevant: delete
  • een bijlage (persbericht, foto, ...) wordt door de hoofdredacteur zelden of nooit geopend
  • in een e-mailbericht dat wordt geopend wordt vooral de eerste paragraaf gelezen: je boodschap, de essentie moet daar staan; op basis van die info wordt bepaald of een bericht nieuwswaarde heeft
  • vermijd alle balast (logo' s, afbeeldingen, grafische opmaak) in je bericht: tekst en alleen tekst.
  • uitgebreide productbeschrijvingen van "fantastische" nieuwe producten: delete!
Het persbericht van de toekomst?

Belga spreekt over de online press release als het persbericht van de toekomst:
"De Online Press Release (OPR) is een persbericht dat het best vergeleken kan worden met een webpagina waar, naast het eigenlijke tekstbericht, ook andere gerelateerde informatie netjes gebundeld wordt: foto’s, video’s, logo’s, audiofragmenten, cijfers, grafieken, links, social ‘share’-buttons,... Op die manier vinden zowel journalisten als klanten alle nuttige info over uw nieuws in één oogopslag terug."


Die dienstverlening kan een oplossing bieden aan PR-verantwoordelijken, maar het zal onvoldoende zijn. PR-mensen zullen hard moeten werken om naast dit klassieke platform in interactie te gaan met onafhankelijke journalisten en commentatoren op sociale media.

Jeff Jarvis - Center for Entrepreneurial Journalism

Jeff Jarvis - What would Google do? - ondersteunt via de universiteit van New York een Center for Entrepreneurial Journalism. De belangrijkste doelstellingen zijn:
  • een opleiding aanbieden aan studenten om zich te ontwikkelen tot zelfstandige journalisten die zich richten op "lokaal" nieuws
  • onderzoek naar businessmodellen voor zelfstandig werkende journalisten
  • mee helpen om nieuwe "nieuwsbedrijven" op te richten

Ik vraag me af of dergelijke initiatieven in Europa - en meer specifiek in België of Nederland - worden genomen en leefbaar zijn?