donderdag 17 februari 2011

Jaarverslag als wiki uitgeven?

door Steven Van Caeneghem, webredacteur bij de Vlaamse Landmaatschappij (VLM)


Over een wiki-jaarverslag


Op de open koffie sessie van 15 februari bij OVAM in Mechelen werd toegelicht hoe het communicatiejaarverslag van de Vlaamse Regering tot stand kwam met een wiki. Gebruikmaken van een wiki wil zeggen dat verschillende redacteurs elk vanuit hun beleidsthema, entiteit en specialiteit hun deel van het jaarverslag schrijven via een gemeenschappelijk online platform, een content management systeem.

Waarom een andere aanpak? Context en probleemstelling

Specifiek voor het communicatiejaarverslag is dat het niet over één organisatie handelt maar het thema communicatie van alle entiteiten van de Vlaamse overheid beschrijft. Dat wil zeggen dat er input door zowat 70 communicatieverantwoordelijken moet geleverd worden. Een traditioneel jaarverslag in print maken vergt heel wat coördinatie en legt de eindverantwoordelijkheid bij de afdeling Communicatie van DAR. De verantwoordelijkheid en het eigenaarschap wordt beter bij de auteurs en redacteurs zelf gelegd. De realisatie van een klassiek jaarverslag vergt heel wat heen en weer e-mails. Soms ontstaat verwarring over de juiste versie van het werkdocument van het jaarverslag. Bovendien evolueren we naar een tendens om papierarm of papierloos te werken. Waar mogelijk gaan we digitaal communiceren.

PDF is niet dé oplossing

Een PDF aanbieden lost al die voormelde problemen van versiebeheer en heen en weer e-mails niet op. De realisatie vergt nog steeds heel wat coördinatie en alle verantwoordelijkheid blijft gecentraliseerd. Ook de vormgeving behoeft nog heel wat tijd. Een PDF is een digitaal document maar nog geen online document.

De inhoud is wat telt …

Via een wiki-systeem wordt de inhoud op verschillende manieren ontsloten voor de lezer. De traditionele lineaire ontsluiting zoals een boek waar je start met de inhoudsopgave en zo verder leest/scrolt blijft beschikbaar. Nieuw is de beschikbaarheid van een woordenwolk. Een woordenwolk is een verzameling van relevante termen uit het jaarverslag. Auteurs geven een tag aan woorden die voor hen essentieel zijn in hun tekst. De woorden met tags komen automatisch in de woordenwolk terecht. Hierdoor kan de lezer thematisch lezen bv. in het communicatiejaarverslag alles gaan lezen over de entiteiten heen over één bepaald thema. Door de themagerichte ontsluiting wordt het jaarverslag ook een beter instrument voor de beleidsevaluatie. Een derde ingang naar de content is een zoekmodule.

... niet de vorm!

Eenvormige schrijfstijl is voor het communicatiejaarverslag geen topprioriteit. Er wordt geen eindredactie gedaan. Ook aan lay-out wordt geen aandacht geschonken. Door aan deze twee aspecten geen aandacht te schenken, kan er een grote tijdswinst gerealiseerd worden. Niet onbelangrijk als men weet dat vele jaarverslagen pas in de tweede helft van het volgende kalenderjaar gepubliceerd worden. Toch moet gezegd worden dat voorafgaand aan de opzet van een wiki-jaarverslag templates ontwikkeld moeten worden om de inhoud gestructureerd en eenvormig in te brengen in het content-systeem. De redacteurs krijgen ook een aantal vragen mee waarin gepeild werd naar hun communicatiebeleid. Zo wordt al een zekere structuur voor het globale einddocument gecreëerd. De lengte van de teksten wordt beperkt tot 5000 karakters, niet onbelangrijk als je weet dat die grootte overeenstemt met een doorsnee beeldscherm.

Printen?

In theorie kan je het jaarverslag printen per beeldscherm. Als geheel printen is minder aangewezen wat uiteindelijk ook niet de opzet is van deze werkwijze.

Een wiki, meer of minder werk?

Het systeem moet het eerste jaar opgezet worden. Er moeten templates aangemaakt worden, het aantal velden en types moet bepaald worden, maar eens dat gerealiseerd is het een duurzaam systeem. Geen tekstverzamelingen meer, geen tweede en derde ronde met verbeterde teksten, geen teksten meer om in dezelfde lay-out te krijgen en ga zo maar door.

Over de techniek

Het wiki-jaarverslag van de afdeling Communicatie werd opgemaakt met DRUPAL. Mediawiki, docuwiki en SharePoint zijn alternatieven.

De redacteurs geven in Drupal tekst zonder opmaak in (rich tekst). Het systeem vertaalt dat in html die semantisch gestructureerd is wat belangrijk is voor het ontsluiten van het jaarverslag voor slechtzienden en voor mobiel gebruik. Templates met velden worden vooraf vastgelegd. Het revisie- en permissiesysteem is gebruiksvriendelijk. Via check in - check out wordt vermeden dat meerdere redacteurs een tekst op eenzelfde moment bewerken. Excelsheets kunnen toegevoegd worden. Programmeerkennis is niet vereist. Bezoekerstatistieken kunnen bijgehouden worden. Minpuntje is dat er nog geen visie is over archivering. Momenteel worden de verschillende jaargangen als aparte hoofdstukken opgeslagen in het systeem.

Meer info

Op de blog openoverheidnu kan je de demo’s en het verslag over de open koffie lezen.

Iets voor de VLM?

Het webteam van de Vlaamse Landmaatschappij heeft ervaring met contentmanagement o.a. voor de actualisatie van de VLM-portaalsite. De huidige portaalsite, teamsites en projectsites zijn gebouwd in Sharepoint 2007. Dit jaar wordt gemigreerd naar Sharepoint 2010. Ook voor ons was de hoofdreden om een content management system  te gebruiken dat we meerdere redacteurs in verschillende afdelingen, op diverse locaties aan de site kunnen laten werken, elk met hun specifieke thematische inbreng vanuit verschillende projecten en processen. Gelet op onze soms zeer diverse informatie, bijv. enerzijds een lokaal inrichtingsproject ergens in een gemeente en anderzijds de aanpak van de mestproblematiek (Mestactieplan – MAP4) is een goede gebruiksvriendelijke informatieontsluiting op maat van de lezer noodzakelijk. We willen ook de kosten voor lay-out en drukwerk verminderen. Een wiki-jaarverslag is minder gericht op een deadline. We kunnen een veel ruimere tijdsmarge bieden (een continue opdracht i.p.v. een statisch document) om iedere redacteur afhankelijk van de stand van zijn of haar project een inbreng te laten doen aan het jaarverslag.

vrijdag 11 februari 2011

Vlaamse overheid geeft jaarverslag als wiki uit

communicatiejaarverslag Vlaamse regering als wiki

De Vlaamse regering heeft vorig jaar haar communicatiejaarverslag 2009 uitgegeven als wiki. Ze zal dit opnieuw doen voor haar communicatiejaarverslag 2010. Op 15 februari organiseert de afdeling Communicatie van de Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid een werkoverleg voor alle departementen en agentschappen om dit voorbeeld navolging te laten vinden.

open koffie over jaarverslag als wiki

De groep bij de afdeling Communicatie van de Vlaamse overheid die zich met sociale media bezig houdt, organiseert op dinsdag 15 februari 2011 bij OVAM in Mechelen een bijeenkomst over het werken aan het communicatiejaarverslag in een wiki. De bijeenkomst onder de noemer open koffie is volzet. Je kan er na de sessie meer over lezen op hun blog openoverheidnu.

Marijke Vrijders en Vincent Sennesael van de afdeling Communicatie van het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) zullen meer uitleg geven over het wiki-jaarverslag. Vincent legt de informatie-architectuur in Drupal uit en het integreren van de wiki-module. Marijke belicht het opzet en de strategie van het jaarverslag.

parlementair initiatief: kosten voor jaarverslagen terugdringen

Vele organisaties volgden al de aanbeveling van het Vlaams parlement om de kosten voor het produceren van jaarverslagen sterk terug te dringen en er minstens voor te zorgen dat het jaarverslag digitaal beschikbaar is op hun website. Zie ondermeer het voorstel van resolutie van de heren Tom Dehaene en Steven Vanackere, mevrouw Marleen Vanderpoorten, de heer Bart Caron en de dames Elke Roex en Helga Stevens betreffende het rationeel inzetten van overheidsmiddelen voor de opmaak van jaarverslagen van Vlaamse overheidsinstellingen - 753 (2005-2006) - Nr 1 voorstel van resolutie.

Beleidsbrief overheidscommunicatie 2010 - 2011

De aanbeveling om het jaarverslag als wiki uit te geven is ook expliciet opgenomen in de “beleidsnota overheidcommunicatie” van minister-president Kris Peeters - Beleidsbrief Algemeen Regeringsbeleid 2010 - 2011 van 22 oktober 2010 (stuk 729): “De Vlaamse overheid moet in haar kanalen ook bewust blijven kiezen voor het meest milieuvriendelijke alternatief. Het communicatiejaarverslag van de Vlaamse regering in de vorm van een wiki moet een voorbeeld zijn. Ik vraag de diensten van de Vlaamse overheid om – rekening houdend met hun doelgroep – te onderzoeken of die aanpak ook voor hun eigen jaarverslag mogelijk is.” (blz. 59)

Wie volgt?

Het is nu uitkijken naar andere entiteiten of ze meestappen in dit verhaal en hun jaarverslag ook als wiki gaan aanbieden. Benieuwd wat het wordt.